采购是企业组织生产的先导环节，是企业开展经营活动的基础，采购管理担负着保障物资供应、建立友好供应商关系及随时掌握资源市场信息等重要职能。有效的采购管理，能帮助企业降低运营成本、提高运作效率，优化企业流程，让企业的员工的工作更有效率，更有意义，更专业，减少出错率；令更多供应商可以在公平公正情况下参与竞争,提升企业与有实力供应商关系。
传统采购中，供应商投入很多资金用于商机的挖掘，到头来客户的询价、招标和项目执行等信息还是未能及时获知；采购人员：采购事务繁多，经常出差错，苦不堪言；高管：采购流程非常复杂，采购预算、单价常常变幻莫测，采购质量难以把控，企业采购活动状况模糊不清。
随着电子采购系统的不断发展以及采购管理理念的日趋成熟，利用信息化手段对企业的采购行为进行管理越来越成为了一种趋势。采购管理系统，能够让企业规范好采购工作的组织实施，建立企业责权利分明的管理体系，提高经济效益与采购的质量，提升核心竞争力。
改变线下操作模式，提高采购效率。采购管理系统将以往线下操作的诸如采购计划提出、采购订单生成、采购订单执行、到货接收、检验入库、采购发票收集以及采购结算等采购活动全过程均集中到系统上进行操作，线上操作的模式减少了手工管理模式在线下沟通、纸质文件处理等方面花费的大量精力，极大地提高了采购效率。
固化采购流程，提高采购管理制度成熟度。采购管理系统能够优化企业流程，通过落实种种审核机制，促进工作流程标准化、规范化、固定化，形成适合企业的采购政策、采购制度、采购程序、采购作业标准等，帮助企业建立责权利分明的管理体系，更好地执行企业制度。
采购透明化，避免暗箱操作。采购管理系统在一个平台上集中管理所有的采购活动，所有与采购相关的沟通记录、交易行为等信息在系统上一目了然，采购竞价变得透明化及公平、公正，很好地避免暗箱操作等采购腐败现象的滋生。
良好供应商管理，竞价更加公平公正。采购管理系统能够邀请、审批与评价供应商和管理与供应商沟通、交易及关系，其规范化及公平、公正的招商与采购流 程，不仅让更多有实力的供应商乐意参与采购竞价,企业得到最好的性价比，还能够维持好与不同领域有实力的供应商关系,令垄断不会发生。
强大数据分析处理能力，支撑采购战略决策。采购管理系统能够集中管理所有与采购相关的沟通记录、单据及文档，并提供实时搜索、高级搜索和智能分折等功能以及点选式报表生成器，强大的数据分析能力为企业管理层进行采购战略决策提供数据支撑。