电子采购是企业实现电子商务的一个重要环节，据美国全国采购管理协会称，使用电子采购系统可以节省大量成本。采用传统方式生成一份定单 所需要的平均费用为 150 美元，使用基于 Web 的电子采购解决方案则可以将这一费用减少 到 30 美元。我们目睹了国外很多企业实施电子商务成功的案例，Intel、Cisco、Dell、通用 汽车等这些企业都纷纷通过实施电子商务降低了成本，提高了工作效率，而其中重要的一步 就是通过电子采购实现了对供应商这一端的供应链，这样不仅能够在配件采购方面保质保量，而且可以有效地控制采购成本，从而降低生产和库存成本。电子采购作为供应链管理两 端的一端，也正是我国很多电子商务企业所缺乏的一部分，记者日前听艾科软件公司的 CEO曹勇先生讲，他们通过对国内 200 多家的企业进行调查，了解到目前国内企业对电子商务软 件的需求其中主要一部分就是适合国内实际情况和企业需求的供应链软件，当然这除了包含 电子采购之外，还包含物流配送、库存管理等多个部分。国外企业实施电子商务的前提往往 是企业内部信息化已经完善。而我国实际情况是很多企业实施 ERP 不甚成功，那么在这种 情况如何实施电子商务呢？曹先生认为，他们计划在艾科的电子商务软件中加入某些 ERP 功能，使那些 ERP 未完善的中小企业有机会早日走向电子商务，而后再逐步实施 ERP 等内 部系统，这是否可行我们还无定论，但这确实是一种新的值得探索的思路。 企业要真正实现电子商务，只有将 ERP、CRM(客户关系管理)、SCM(供应链管理)三者结合 起来形成闭环，才能根据客户的需求，完成从原材料采购、企业生产产品、将符合客户需求 的产品按时送到客户手中这样一个完整的流程，而在这其中，企业采购物品的过程往往是最繁琐的，同时也是最耗费时间和资金的。 例如，假如你的公司销售由各种定制部件组成的设备，而每种部件你都得从不同的厂商那里 采购。为了将所有这些部件集中到一起，你首先必须确定能够制造那些部件的公司。一旦找 到了那些公司，你就必须与合作伙伴交换和讨论一些技术文件——如图纸和产品规格。在此 之后，必须在公司内部处理采购单，这通常意味着要获得管理人员和/或技术人员的批准。 最后，还必须将定单和随后的付款事项记入后端系统。要完成所有这一切，工作人员必须仔 细搜索各种目录来寻找供应商，花费很多小时来打电话和发传真，并且在内部各部门之间来 回穿梭以获得批准。与此同时，人为错误很可能会出现：定购的产品也许不对，装运日期可 能写错了，接收地点也许不精确。 而电子采购将能够帮助你解决上述问题，它是一种在 Internet 上创建专业供应商网络的基于 Web 的方式。利用电子采购，可以提交请求，交换规格，收到和批准报价。那么，电子采 购是怎样克服目前采购方法中的缺陷呢？ 使用 EDI 的电子采购 电子采购门户站点对购买简单商品最为有效，因为那些商品不像定制产品那样需要那么多的 人力判断和通信。电子采购门户站点可以让供应商创建和维护其产品的在线目录，其它公司 可以从这些目录中搜索商品，下定单以及当场确定付款和装运选择。 当你试图购买那些必须定制的产品时，情况会变得复杂一些。在那些情况中，常常需要人力 判断以及人与人之间的协商，电子采购工具也会对这个过程起到很大的作用。
第一步就是整理叫做 RFP（建议请求）的信息包，其中包括有某一商品的技术规格和供应要 求。其次，必须找到一个能够满足该请求的供应商。为了节省时间和资金，只需要与有资格 的供应商联络，这样花费的精力最少。 使这一过程自动化的一种方式就是使用 EDI（电子数据交换）网络，它能够让供应商和买主 交换采购信息。只要交纳一点事务处理费，就能通过 EDI 网络提交信息包，并通过同一网 络收到答复。利用 EDI，你可以将文件发送到目前作为 EDI 成员注册的任何一家公司。但 是，EDI 网络虽然对中间件技术如用于 Windows 平台的 CORBA 和 COM＋提供了各种方式 的支持，但一些特定的连接常常会导致不兼容的应用之间的集成问题。 使用 Internet 的电子采购 EDI 网络存在的问题可以通过使用 Internet 来解决，因为 Internet 可以很容易地将电子采购 应用与你的现有系统以及供应商的系统集成起来。你和合作伙伴只需将这些应用插入一个标 准接口就行了。电子采购软件然后就成了厂商的应用软件和买主的应用软件之间的一个技术 翻译器。（你可以仍然使用拥有电子采购软件的 EDI 网络。大多数采购软件包与目前的 EDI 应用软件集成，所以，你既可以通过 Interent 又可以通过 EDI 网络来提交报价请求。） 尤其值得一提的是，安装和部署这些新的解决方案的成本是很低的。在大多数情况中，基于 Web 的电子采购是作为一项服务来提供的，因此你不用自己负责安装或管理软件，就可以 迅速采用电子采购系统，然后将维护的负担交给服务提供商。 为了增加吸引力，大多数电子采购软件包提供先进的功能，这些功能是使用传统方法所不能 获得的。例如，一个标准的电子采购软件包可以让你定义工作流——这正是传统的采购方法 常常陷入困境的地方。假设你的公司政策做出要求，在购买一件商品时，产品经理必须核准 商品与技术规格相符，并确认拟定的交付日程符合制造周期，而采购经理要负责批准付款条 件。电子采购解决方案能够让你确立一些跟上公司审批程序的指导方针，以便合适的人在合 适的时候得到合适的信息。 电子采购软件也可以定义工作责任。例如，如果你的公司将采购任务分配给公司的不同部门， 你可以向一些特殊部门授予准入权。或者相反，你可以将采购权限制在一个集中部门（这是 通过协商获得大量折扣的一种很好的方法）。 需要用技术图纸来陪伴你的 RFP 吗？答案是否定的，许多电子采购软件包与 CAD 软件集成， 使你和供应商可以从浏览器来访问图纸。关于安全性，电子采购解决方案提供了各种融合的加密、验证和职责划分特征。 除了这些特征之外，电子采购软件也通过使一些耗费人力的任务自动化来起到帮助作用。例 如，如果你的公司总是需要不断地供应某些部件，就可以使用一个电子采购软件包来监测库 存水平，并且在库存不足时自动地采购新的部件。该软件能够使某些文书任务自动化，如完 成采购申请和定购表。 随着电子采购模式的扩展以及越来越多的公司在网上提供产品，在线市场将成为采购那些你 以其它方式无法找到的商品和服务的一种更加可行的地方。厂商将分裂出并且组成一些更小 的、特定行业的网络，使买主获得更多的选择。正如在现实生活中一样，当你在网上进入一 个专业市场时，你可以更好而且更快地进行采购。